L’Ardèche de ferme en ferme® est organisée par ses participants regroupés en circuits. Trois réunions de circuit jalonnent l’organisation de l’opération.
Première réunion d’organisation, fin novembre
Au cours de cette réunion, le groupe se retrouve et accueille les nouveaux participants et les restaurateurs partenaires en vue d’organiser au mieux l’opération localement.
Les étapes de la communication locale sur l’opération sont préparées. Le contenu du dépliant est validé par chaque participant.
Le groupe discute aussi des animations particulières qu’envisage chaque participant : petite restauration…
Seconde réunion d’organisation, début mars
Le groupe prépare les actions de promotion collective (distributions de dépliants, participation aux marchés et foires, contacts presse…). C’est aussi l’occasion de répartir les outils de promotion (notamment les dépliants) et la signalétique.
Réunion de bilan, fin avril ou début mai
Le groupe fait le bilan de l’opération : chacun présente comment le week-end s’est passé sur sa ferme, et son sentiment vis-à-vis de l’organisation collective au sein du circuit. Le nouveau pilote est désigné à cette occasion.